Заполните форму






CAPTCHA

Проверка документов и бухгалтерских записей при приеме дел

29.08.2013
Специально для сайта www.4dk-audit.ru

И.Ю. Ким,
налоговый консультант «Что делать Аудит»

 Действующим российским законодательством процедура передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к его преемнику не регламентирована. Как следует оформить данную процедуру?

 

Смена главного бухгалтера в первую очередь предполагает оформление акта приема-передачи первичных документов, отчетности, приказов по учетной политике, а также передачу печати, ключей от системы банковского обслуживания "клиент-банк".
У организации возникает необходимость переоформления права подписи финансовых документов новым лицом. Руководитель издает приказ о назначении нового главного бухгалтера,  переоформляется карточка с образцами подписей в обслуживающем банке.

С чего начать?

Руководителю организации необходимо издать приказ о приеме-передаче дел, который  может содержать следующие данные:  фамилию, имя и отчество нового главного бухгалтера; момент (дата) оформления передачи дел; срок приема-передачи дел; состав комиссии по приему-передаче дел, состав привлеченных лиц (например, аудиторов);  изменения в другие приказы, которыми определяется состав различных комиссий (например, инвентаризационной), куда включается главный бухгалтер; срок, в который каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела,  руководить работой бухгалтерии, подписывать денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства; порядок смены банковских карточек с образцами подписей (руководителя организации и главного бухгалтера) и оттиска печати.
Согласно ст. 80 ТК РФ  любой работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом за две недели, поэтому целесообразно установить не более чем двухнедельный срок приема-передачи дел.
Как правило, определение даты связывают с завершением учетных процессов за истекший период и исходят из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это важно для разграничения ответственности между прежним и новым главным бухгалтером.
Далее проводится инвентаризация имущества и обязательств,  инвентаризация расчетных операций; состояние учета и отчетности (первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и др.).
Формирование комиссии по приему-передаче дел необходимо в случае выявления массовых нарушений в работе бухгалтерии, более тщательной проверки состояния бухгалтерского учета, правильности исчисления и уплаты налогов и т. п.
Руководитель издает приказ о составе комиссии, ее полномочиях. В комиссию следует включать иных работников бухгалтерии (если имеются), сотрудников других подразделений организации и т.д. Если фирма малочисленна и невозможно создать комиссию из своих сотрудников, то могут быть привлечены третьи лица (например, аудиторы).

Инвентаризация имущества, обязательств и расчетных операций

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями,    утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Проводить в обязательном порядке инвентаризацию имущества и обязательств при смене главного бухгалтера не обязательно. Между тем проводить инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно всегда, когда происходит смена главных бухгалтеров. При оформлении результатов инвентаризации наличных денежных средств можно воспользоваться актом по ф. № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности инвентаризационной описью по ф. № ИНВ-16.
С 1 января 2013 г. формы первичных документов утверждает руководитель организации. Они должны содержать обязательные реквизиты и составляться при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Таким образом, в настоящее время налогоплательщики вправе сами разрабатывать формы первичных документов или пользоваться унифицированными формами, применяемыми до 1 января 2013 г., закрепив соответствующие положения в учетной политике. Поэтому при оформлении результатов инвентаризации с помощью указанных форм следует обратить внимание на то, утверждено ли их применение в  учетной политике организации.
Особое внимание следует обратить на сверку расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, дебиторскую и кредиторскую задолженность, расчеты с подотчетными лицами, расчеты с учредителями (собственниками) и т.д.
Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.

Что важно

Новому главному бухгалтеру для более полного понимания структуры организации, прежде всего, следует ознакомиться с учредительными документами организации, проверить регистрационные свидетельства, постановку на учет в налоговых органах и внебюджетных фондах,  ознакомится с актом последней выездной налоговой проверки.
Кроме того, в случае если в собственности организации имеется ККТ, необходимо проверить соответствующие регистрационные документы.
Если организация подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на указанные в них ошибки.
Для понимания методов (способов) учета, которые использовала организация ранее и применяет сейчас, новому главному бухгалтеру следует проверить наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики и  уточнить, какие  первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике;  как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.
Все передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.
Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяется выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.
При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

Завершающий этап

После завершения проверки составляется акт приема-передачи дел, в котором фиксируется состояние учета, количество передаваемых документов. Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй – остается в организации.
В акте приема-передачи целесообразно указать:  фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;  дату и номер приказа приема-передачи дел;  перечень передаваемых документов с указанием их наименований и количества;  число переданных печатей, штампов; ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки;  перечень отсутствующих документов;  акт об инвентаризации денежных средств в кассе;  материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;  последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);  пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и должностного лица, принимающего дела и другие сведения (важные для организации) и т.д.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (лицами, передающими и принимающими дела, членами комиссии – при ее создании), и утверждается руководителем организации.
Если передача дел при смене главного бухгалтера по каким-либо причинам не проводилась или не оформлена должным образом, привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Данная норма закреплена  п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ : «Лицо подлежит административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина» (письмо Минфина России от 23.10.08 № 03-02-08/20).

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Все публикации