Заполните форму






CAPTCHA
Что делать Аудит
Аудиторская компания
Публикации, статьи, актуальные консультации

Корпоративные карты за границей

28.08.2012
Специально для сайта www.4dk-audit.ru

Следует отметить ряд важных обстоятельств, которые возникают в связи с оплатой расходов за границей с применением корпоративных карт. 

Для соблюдения законодательства о валютном регулировании, прежде всего, необходимо связаться с банком и выяснить, какие требования будут предъявляться при совершении выплат с корпоративной банковской карты за границей.

Согласно пп. 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», между резидентами разрешены валютные операции при оплате (возмещении) расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

Порядок эмиссии и использования банковских карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платёжных карт».

Согласно п. 2.5 Положения № 266-П, юридическое лицо с использованием расчётных (дебетовых) карт, кредитных карт, вправе осуществлять оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ.

Отметим, что в соответствии с п. 2.6 названного Положения, юридические лица с использованием расчётных (дебетовых) карт, кредитных карт могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счёта юридического лица в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счёта.

При этом представление юридическим лицом в банк каких-либо первичных документов либо отчётов о командировках, в случае использования банковской карты при списании денежных средств со счёта на командировочные расходы, Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П не предусмотрено.

Составляемые при совершении операции с использованием платёжной карты документы, являются основанием для осуществления расчётов по указанным операциям и служат подтверждением их совершения (п. 3.1).

Обращаем внимание, что обязанностью банка является осуществление контроля Клиента в отношении исполнения Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма», и в том числе при выдаче платёжной карты.

Если сумма предполагаемых платежей по корпоративной карте за границей превышает 50 тыс. долларов США в эквиваленте, то возникает необходимость оформления паспорта сделки. 

Для этого необходимо предварительно – до начала поездки – оформить паспорт сделки и договор с нерезидентом (отель и др.), предусматривающий оплату товара (услуги) уполномоченным лицом с использованием корпоративной карты.

Таким образом, необходимо обратиться к договору и понять порядок и условия использования карт, а затем связаться с банком и уточнить возможные требования банка при использовании карты (ограничение по сумме, и др.).

Любые виды командировочных расходов (на проезд, по найму жилого помещения, суточные и полевое довольствие и т. п.) учитываются при исчислении налога на прибыль без каких-либо ограничений. 

Главное, чтобы организация могла подтвердить эти расходы оправдательными документами.

До начала командировки необходимо оформить:

  • приказ о командировке;
  • задание командированному, из которого ясно следует, что командированный выполняет производственное поручение.

Кроме того, чтобы работники знали, когда и как можно использовать карту, нужно выпустить локальный нормативный акт (приказ или положение о командировках), в котором будет закреплён порядок представления отчёта об использовании карт, закреплён лимит расходования средств, а также ответственность за нарушение порядка держателями карт и т. д. 

По возвращению из командировки подотчётное лицо должно представить в бухгалтерию авансовый отчёт, содержащий все документы, подтверждающие расходы (авиабилеты, счета, чек из отеля, ресторана и др.) и слипы, оформленные при оплате услуг с помощью карты. Чтобы подтвердить время пребывания в загранкомандировке, к авансовому отчёту необходимо также приложить копии страниц загранпаспорта, содержащих отметки пограничных органов о пересечении государственной границы России.

Если к месту командировки и обратно к месту постоянной работы командированный сотрудник добирался транспортом общего пользования (самолетом, поездом, и т. д.), то затраты на проезд подтверждаются соответствующими проездными билетами.

При этом в командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы и т. п. 

Если документы на проезд были оформлены в виде электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции, то для подтверждения расходов нужно иметь:

  • маршрут/квитанцию (распечатку электронного документа на бумажном носителе);
  • посадочный талон.

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или иным документом, применяемом в иностранном государстве. 

Учёт расходов на такси для целей налогового учёта до сих пор является спорным. Однако имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу. Чтобы отстоять правомерность затрат на такси, необходимо в положение о служебных командировках или иной локальный нормативный акт включить примерный перечень ситуаций, при которых командированный сотрудник вправе воспользоваться услугами такси, а работодатель обязан будет возместить ему израсходованные суммы. К примеру, можно указать, что в любое время суток командированные работники вправе добираться на такси:

  • от места постоянного жительства или из офиса до аэропорта либо вокзала и обратно домой или в офис;
  • в месте, куда они направлены, – от аэропорта или вокзала до офиса принимающей стороны и обратно в аэропорт или на вокзал.

Таким же образом следует закрепить и применение другого общественного транспорта в местах командировок.

Расходы на наем жилого помещения Организация также может признать без каких-либо ограничений. 

Главное, чтобы эти расходы были подтверждены документами и возмещались командированным сотрудникам в порядке и размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 1 ст. 252 НК РФ и п. 21 Положения об особенностях направления работников в командировки). Расходы на проживание в отелях оформляются инвойсом (invoice – счёт) иностранного отеля. 

Несмотря на то, что по счёту можно идентифицировать фамилию сотрудника и определить стоимость услуг, официальные органы настаивают на переводе счетов на русский язык, поэтому лучше сделать построчный перевод всех документов. 

Питание работника должно осуществляется за счёт суточных. Суммы суточных, выплаченных работникам в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом, организация вправе включить в расходы.

Если организация помимо суточных компенсирует работнику расходы на питание (в частности, выделенные отдельной строкой в счёте гостиницы), то они должны быть включены в налогооблагаемый доход работника. На эти суммы начисляют и страховые взносы.

Если командированный не представит документы, подтверждающие затраты за границей, или они не будут соответствовать производственному характеру, то вся потраченная сумма должна быть включена в доход работника и не участвовать в налоговой базе по прибыли.

3. Важным вопросом является порядок пересчёта валюты в российские рубли при использовании платёжных карт. 

Согласно п. 10 ст. 272 НК РФ  затраты компании в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. При этом датой осуществления расходов на командировки признаётся дата утверждения авансового отчёта (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). 

Таким образом, все расходы пересчитываются по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчёта, вне зависимости от того, когда они были произведены.

 

Консультант Зинина Ирина Евгеньевна

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Все публикации