Заполните форму






CAPTCHA
Что делать Аудит
Аудиторская компания
Публикации, статьи, актуальные консультации

Учет командировочных расходов

20.08.2012
Специально для сайта www.4dk-audit.ru

В рассматриваемом случае сотрудник Вашей организации направлен в заграничную командировку  для установления партнёрских отношений с новым зарубежным поставщиком.

При условии выполнения требования экономической обоснованности и документального подтверждения, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, каких либо ограничений в части учёта рассматриваемых затрат НК РФ не устанавливает.

Основанием для признания поездки сотрудника зарубежной командировкой и включения расходов по ней в затраты является  утверждённый руководителем организации авансовый отчёт командированного сотрудника с приложением оправдательных документов о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки (по найму жилого помещения, по проезду и иным расходам, произведённым с разрешения и ведома работодателя) и ксерокопий страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

В отношении других документов, которыми должна оформляться командировка (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы №№ Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма № Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письма Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).

Следует учесть, что требование оформлять служебное задание и отчёт о его выполнении предусмотрены п. 6, абз. 3 п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение о командировках), утверждённом постановлением Правительства РФ  от 19.10.2008 № 749. Поэтому их отсутствие может вызвать претензии налоговых органов при проверке. Это подтверждают и Письма УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 16-15/125486, от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, от 22.06.2009 № 16-15/062978@, от 05.06.2009 № 16-15/057712. В них налоговый орган указал на обязательность оформления приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (формы №№ Т-9 и Т-9а, утверждённые Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Применительно к вопросу об экономической оправданности и возможности включения командировочных расходов (например, при направлении работника в служебную командировку для установления партнёрских отношений с новым зарубежным поставщиком)

в целях налогообложения, отметим, что каких-либо ограничений в части учёта рассматриваемых затрат, в зависимости от результатов командировки, НК РФ не устанавливает. 

Аналогичная позиция высказана в Письме от 11.08.2009 № 16-15/082607.2 УФНС России по г. Москве. 

Подобного мнения налоговики придерживались и ранее, однако для подтверждения обоснованности расходов рекомендовали представить протоколы о намерениях, проекты договоров, деловую переписку или другие подобные документы (Письмо УФНС России по г. Москве от 07.04.2005 № 20-12/23372).

Арбитражные суды, в свою очередь, указывают, что командировочные расходы можно учесть и в том случае, если цель командировки не была достигнута (Постановления ФАС Московского округа от 29.11.2007 № КА-А40/12363-07, от 18.09.2007, 25.09.2007 № КА-А40/9510-07, ФАС Уральского округа от 15.04.2008 № Ф09-2237/08-С2).

Денежные средства подотчётному лицу на командировку могут быть выданы наличными или перечислены на корпоративную банковскую карту. Для перевода аванса нельзя использовать зарплатные или иные личные банковские счета работников, поскольку нормативными актами Банка России не предусмотрена возможность выдачи организацией денежных средств под отчёт путем их безналичного перевода на банковские счета сотрудников (Письмо Банка России от 18.12.2006 № 36-3/2408).

Пунктом  26 Положения о командировках установлено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трёх рабочих дней:

  • авансовый отчёт об израсходованных в связи с командировкой суммах, и произвести окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчёту прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
  • отчёт о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Унифицированная форма первичной учётной документации № АО-1 «Авансовый отчёт» и указания по её применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. На основании данных утверждённого авансового отчёта, бухгалтерией производится списание подотчётных денежных сумм в установленном порядке. 

Таким образом, составление  авансового отчета (форма АО-1) необходимо и при оплате  расходов по командировке в безналичной форме с использованием корпоративных платёжных карт. 

По нашему мнению, расходы сотрудника в выходной день (суточные, расходы на проезд и проживание) можно отнести на расходы при наличии их экономической обоснованности и документального подтверждения, т. е. при наличии:

  • правильно оформленного распоряжения (приказа), а также документа подтверждающего фактическую продолжительность командировки (ксерокопий страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы);
  • утверждённого руководителем организации авансового отчёта  командированного сотрудника с приложением оправдательных документов о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки и ксерокопий страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Отметим, что суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках).

Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Все публикации