Заполните форму






CAPTCHA
Что делать Аудит
Аудиторская компания
Публикации, статьи, актуальные консультации

Представительские расходы в налоговом учете

18.08.2014
Специально для сайта www.4dk-audit.ru
В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. При этом место проведения таких мероприятий не имеет значения. В п. 2 ст. 264 НК РФ приведен конкретный перечень представительских расходов, а именно:
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Таким образом, в ст. 264 НК РФ содержится закрытый перечень затрат, которые относятся к представительским, поэтому иные виды расходов (на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, профилактику или лечение заболеваний и др.) представительскими не считаются и налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.        Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ).

При этом если организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Документальное оформление
Так как ни положения по бухгалтерскому учету, ни налоговое законодательство не содержат указаний об объеме и порядке заполнения документов, подтверждающих представительские расходы, то, следовательно, такие расходы могут быть подтверждены первичными документами, содержащими все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В целях налогообложения прибыли документы должны подтверждать как факт осуществления расходов, так и их экономическую обоснованность (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759, от 27.05.2009 N 03­03­06/1/351, Определение ВАС РФ от 20.02.2008 N 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа  от 14.01.2008 N А56­338/2007, от 14.08.2007 N А56-3739/2006). В Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 представлен примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов. - приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника, то документальным подтверждением также является служебное задание соответствующего содержания (форма N Т-10а, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Итоговые документы должны подтверждать сам факт проведения представительского мероприятия (это может быть, например, протокол переговоров с указанием обсужденных вопросов и достигнутых договоренностей), а также свидетельствовать о понесенных затратах (авансовый отчет, отчет о представительских расходах, акт о выполнении услуг по проведению мероприятия). Отчет о представительских расходах должен включать информацию о целях представительских мероприятий и результатах их проведения, дате и месте проведения, программе, составе приглашенной делегации и участников принимающей стороны, величине расходов на представительские цели. Акт об осуществлении представительских расходов должен содержать конкретную информацию о суммах произведенных расходов и быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@). При этом сами расходы (в случае приобретения товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом) могут быть подтверждены, например, кассовыми и товарными чеками, актами приема-передачи товаров (оказания услуг),  и т. д., а также авансовым отчетом об использовании подотчетных сумм.
При заключении договора со сторонней организацией (например, с организацией общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ и пр.Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, то расходы подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и т. п. (Письмо Минфина России от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807, Письмо УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115).

Из судебной практики по вопросу документального подтверждения представительских расходов, видно, что арбитражные суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой.
И в случае если первичные документы неправильно оформлены, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, то суды занимают сторону налоговых органов (Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

В то же время если представительские расходы организация может подтвердить первичными документами, оформленными надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Поволжского округа признал необоснованными действия налоговых органов, которые исключили из расходов организации, учитываемых в целях налогообложения, сумму представительских расходов. Принимая такое решение, суд подчеркнул, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36).

Аналогичные по существу выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 14.01.2008 N А56-338/2007,  от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.

Таким образом, во избежание возможных споров с налоговой инспекцией, связанных с обоснованностью признания представительских расходов, организации желательно иметь как предварительные, так и итоговые документы.
Материал, представленный в настоящей статье, предоставлен исключительно для информационных целей и может оказаться не применимым в конкретной ситуации, и не должен воприниматься как гарантия будущих результатов. За решением конкретных вопросов рекомендуем обращаться к специалистам нашей компании.
Обращаем внимание на необходимость учитывать изменения в законодательстве, произошедших после даты подготовки материала.

Все публикации